Forankring av bærekraft og aktsomhetsvurderinger i virksomheten handler om at dette er integrert i policyer, retningslinjer og systemer, og at dette er vedtatt hos ledelsen. Dette trinnet handler også om å bidra til ansvarlig forretningsdrift hos leverandører og forretningsforbindelser, gjennom avtaler og kontrakter.

Kartlegging handler om å identifisere risiko for negativ påvirkning i leverandørkjeden gjennom å etablere et overordnet risikobilde for så å prioritere vesentlige risikoområder for grundigere kartlegging. Håndtering av funn beskrives i trinn 3. Kartlegging og prioritering av risiko er en løpende prosess der målet er å iverksette tiltak der risiko for negativ påvirkning er størst. Risiko skal derfor vurderes ut fra sannsynlighet for at brudd/avvik inntreffer og konsekvens dersom brudd/avvik oppstår. Det skal utføres en prioritering av identifisert risiko. For å kunne sikre at prioriteringene og tiltakene vil ha effekt må berørte interessenter involveres, både i kartleggingsarbeidet og utarbeidelse av tiltak for å stanse, redusere eller forebygge skade, samt i situasjoner som krever gjenoppretting. Å prioritere en eller flere risikoområder på bakgrunn av alvorlighetsgrad, betyr ikke at noe risiko er viktigere enn annen risiko, eller at Algeco Norway AS ikke gjør noe med annen risiko. Det betyr bare at det som har størst negativ påvirkning prioriteres først: ▪ Alvorlighetsgrad– hvor alvorlig er det? ▪ Omfang – hvor mange gjelder det? ▪ Mulighet for reversering – kan påvirkningen/skaden reverseres?

Basert på kartleggingen og prioritering av mest alvorlig risiko i trinn 2 skal det utarbeides planer med tiltak som iverksettes for å stanse, forebygge og redusere risiko for negativ påvirkning. Det skal være tydelig hvem som er ansvarlig for planen og tiltakene og at det er satt av tilstrekkelig ressurser. Tiltak som velges skal vurderes ut ifra en totalvurdering av risiko (konsekvens og sannsynlighet) og påvirkningsmulighet. Et vesentlig tiltak for å forebygge og redusere risiko for skade er gjennom egen innkjøpspraksis. Gjennom en ansvarlig innkjøpspraksis skal Algeco Norway AS bidra til at våre innkjøpsprosesser ikke undergraver våre leverandørers evne til å respektere menneskerettigheter og etterlever vår Code of Conduct.

Overvåkning av gjennomføring og effekt av tiltak, handler om hvorvidt Algeco Norway AS gjør gode aktsomhetsvurderinger og om vi iverksetter effektive tiltak for å redusere risiko for gjentakende brudd/avvik, og/eller at vi gjenoppretter skade som er skjedd. Dette kan gjelde tiltak vi gjør selv og som utføres av eller i samarbeid med andre. For å sikre at vi gjør gode aktsomhetsvurderinger skal det gjøres vurderinger av tiltakene som er iverksatt.

Algeco Norway AS skal være åpen om de vurderinger og tiltak som gjøres i våre verdikjeder. OECD er tydelig på at selskaper forventes jevnlig å offentliggjøre informasjon om drift og resultater, samt å vise at de tar ansvar for temaene i OECDs retningslinjer i tråd med de høyeste tilgjengelige standardene for åpenhet og rapportering. Åpenhet skaper tillit, også åpenhet rundt utfordringer. Forutsetningen for god ekstern kommunikasjon om Algeco Norway AS arbeid med ansvarlighet og bærekraft er at virksomheten gjennomfører aktiviteter og at disse gir målbare resultater. Alt kan ikke måles, og i noen sammenhenger vil konkrete (og verifiserte) beskrivelser være god kommunikasjon.

Dersom et vesentlig brudd/avvik har skjedd skal vi iverksette relevante tiltak for at de som er ansvarlige for bruddet i våre verdikjeder retter opp dette. Forholdet mellom Algeco Norway AS og negativ påvirkning (det vil si om vi har forårsaket eller bidratt til, eller er direkte forbundet gjennom en forretningsforbindelse, f.eks. leverandør) er et viktig hensyn som avgjør hvordan vi skal reagere på en skade/påvirkning, og om vi er ansvarlig for å bidra til at gjenoppretting skjer, eller påvirke at dette skjer. Er Algeco Norway AS ikke selv ansvarlig eller har medvirket til den negative påvirkningen, men er direkte forbundet med den negative påvirkningen gjennom en forretningsforbindelse, skal Algeco Norway AS bruke sin innflytelse til å få virksomheten som forårsaket skaden til å forebygge eller redusere skaden. Vi skal arbeide for at det finnes gjenopprettingsmekanismer og tilgang til klageordninger i våre leverandørkjeder.